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Dès le départ, il est important de comprendre que l’engagement dans la collectivité va bien au-delà des activités de communication destinées à mieux faire connaître l’entreprise et ses activités. En effet, les activités de communication, telles que la diffusion de dépliants et d’annonces publicitaires, l’organisation d’événements de types portes-ouvertes ou la commandite d’événements dans le milieu, doivent être perçues comme des outils permettant d’appuyer la démarche d’engagement de l’entreprise dans le milieu.
L’engagement communautaire vise à tisser des liens assez forts pour que l’entreprise puisse être perçue comme faisant partie intégrante de la collectivité, voire même être perçue comme un de ses «semblables».
De façon plus concrète, l’engagement dans le milieu se caractérise par une présence et une participation relativement soutenue aux activités qui sont propres aux intervenants ciblés dans la communauté.
Les sous-sections suivantes contiennent de l’information et des conseils pour que l’entreprise s’implante efficacement dans la communauté.
4.1 Mise sur pied d’une démarche d’engagement ciblée et méthodique
La démarche d’engagement dans la collectivité doit s’harmoniser avec la culture de l’entreprise. L’entreprise ne pourra donc adopter des comportements qui iront à l’encontre de sa culture et de son modèle d’affaires. En fait, l’entreprise ne doit pas tenter de se réinventer à travers l’engagement communautaire. L’engagement communautaire doit plutôt constituer le reflet de la culture corporative.
La décision de s’engager dans le milieu ne peut se faire si l’entreprise n’est pas disposée à faire preuve de transparence et de souplesse face au monde extérieur. Une telle démarche sera vouée à l’échec si la culture de l’entreprise et la philosophie de ses dirigeants ne permettent pas assez de transparence pour s’ouvrir à la collectivité qui gravite autour de l’entreprise. Il est essentiel que les dirigeants soient véritablement convaincus de la nécessité de cette démarche qui exigera un engagement soutenu. L’exercice de l’engagement dans le milieu exige aussi de la part de l’entreprise assez de flexibilité pour adapter ses façons de faire, autant sur le plan opérationnel que stratégique, afin de trouver un terrain d’entente à la lumière des préoccupations des parties prenantes externes.
Les dirigeants peuvent s’interroger entre autres sur la possibilité de permettre à leurs employés de consacrer du temps à la communauté sur leurs heures de travail, sans pour autant être pénalisés financièrement.
» Fixer un objectif précis
Cette démarche ne peut se faire sur une courte période et doit reposer sur un objectif d’affaires bien précis. Cet objectif servira d’ancrage à toutes les actions qui seront mises en place sur le terrain, et ce, tout au long du processus. Cet objectif peut prendre différentes formes : réduire les plaintes de la population à l’égard des opérations, obtenir de meilleurs services de la part des municipalités, gagner des appuis dans le milieu en vue d’un projet d’expansion, accroître la capacité d’attraction et de rétention de la main d’oeuvre, améliorer la formation de la main-d’oeuvre, etc.
L’établissement d’un objectif d’affaires précis permettra de mieux cibler les diverses actions de communications, relations gouvernementales, commandites, relations publiques ou autres que l’entreprise pourra mettre en place sur le terrain.
» Mettre en place une méthode rigoureuse
Malgré la nature plutôt subjective d’un tel processus, l’engagement corporatif dans le milieu doit se faire avec méthodologie et rigueur afin d’éviter l’éparpillement et le gaspillage des ressources humaines et financières que l’entreprise compte investir dans la démarche.
Étape 1 : Identifier un responsable de la démarche pour l’organisation (porteur de dossier). L’identification d’un coordonnateur responsable des relations communautaires, véritable ambassadeur de l’entreprise, permet d’assurer un canal de communication clair, constant et efficace avec le milieu;
Étape 2 : Faire participer les employés. La participation des employés dans la vie communautaire, à titre individuel ou comme représentants de l’entreprise, peut constituer un atout significatif lorsque bien encadré. Cependant, celle-ci n’est pas essentielle à la réussite de la démarche, d’autant plus que souvent, obtenir un engagement des employés peut représenter un défi considérable pour l’entreprise;
Étape 3 : Identifier la collectivité dans laquelle l’entreprise devrait s’intégrer. Cette collectivité peut comprendre une grande variété d’intervenants, tels que des individus ou organismes provenant du voisinage, mais aussi des institutions publiques, des représentants du milieu économique (concurrents, associations, clients/fournisseurs, etc.), des spécialistes et groupes provenant de l’extérieur de la communauté (groupes de pression spécialisés, chercheurs universitaires, etc.). L’annexe 7 illustre la sphère d’influence de ces parties prenantes;
Étape 4 : Identifier les intervenants clés et établir le niveau d’influence de chacun. Cette étape permet d’identifier les intervenants à cibler et les actions à prioriser. Cette étape devrait être régulièrement revue et corrigée;
Étape 5 : Une stratégie devrait être établie pour chaque relation susceptible d’influencer l’atteinte de l’objectif corporatif;
Étape 6 : Afin de bien cerner le positionnement de l’entreprise par rapport à l’atteinte de ses objectifs, il est suggéré d’identifier les forces, faiblesses et menaces pouvant être associées à l’entreprise elle-même et à ses projets. Cette démarche permet à l’entreprise de prendre un certain recul et de comprendre où elle se situe, à un moment précis, par rapport à son environnement géographique, économique, politique, réglementaire ou opérationnel;
Étape 7 : Identifier les outils et les actions nécessaires afin d’optimiser les relations avec le milieu et l’atteinte des objectifs corporatifs. Ces actions peuvent prendre diverses formes. À ce stade-ci, il est bon d’élaborer sur les avantages et les limites de certaines activités de communication pouvant soutenir la stratégie d’engagement communautaire corporative.
Il convient de se rappeler que les actions de communication ne constituent qu’un pont entre l’entreprise et le milieu et qu’elles visent uniquement à soutenir l’engagement de l’entreprise dans divers secteurs de la vie communautaire. L’engagement communautaire requiert une participation active et constante de l’entreprise dans son milieu.
Finalement, l’engagement dans le milieu constitue une démarche en constante évolution. De nouveaux intervenants apparaîtront, leur niveau d’influence peut changer rapidement, les enjeux et préoccupations du milieu peuvent évoluer, ce qui nécessitera des ajustements à l’égard de la stratégie, des moyens et des ressources à mettre en place. Il est important que l’entreprise soit au diapason des changements que traverse le milieu dans lequel elle oeuvre.
4.2 Identification des activités de l’entreprise dans la communauté
Une fois que l’entreprise aura établi son niveau d’engagement, il convient qu’elle détermine quelles sont les activités qu’elle veut exercer dans sa communauté. Il est recommandé de constituer un registre interne dans lequel l’entreprise consigne l’ensemble de ses activités dans la communauté.
» Portes ouvertes
Cette activité constitue une belle démonstration de transparence à l’égard des activités de l’entreprise et permet de démystifier certaines préoccupations ou fausses perceptions engendrées par un manque d’information. L’activité portes ouvertes peut répondre efficacement à un objectif de communication. Cependant, l’engagement communautaire de l’entreprise ne peut se limiter à la tenue d’une telle activité qui demeure surtout un bon moyen pour faire connaître l’entreprise et ses activités.
» Partenariat d’affaires (commandites)
Le partenariat d’affaires, prenant parfois la forme de commandites, demeure un outil efficace pour soutenir l’engagement dans le milieu, mais devrait cependant être utilisé avec doigté. Si la «commandite» peut faciliter et renforcer les liens avec le milieu, elle peut également créer une perception négative à l’égard de l’entreprise quant aux montants investis ou aux attentes de l’entreprise en ce qui a trait aux retombées dont elle pourrait bénéficier. Il convient d’éviter que le partenariat d’affaires ne soit perçu comme un outil visant à «acheter» l’appui ou la sympathie du milieu.
L’entreprise devrait surtout administrer son programme de partenariats d’affaires avec soin; d’abord pour des raisons internes de contrôle budgétaire, mais aussi afin de bien gérer les attentes du milieu et éviter de créer des déceptions auprès d’intervenants importants. Le partenariat d’affaires ne peut substituer la participation active et l’intégration de l’entreprise dans la vie de sa communauté.
En plus des commandites, l’entreprise peut créer un partenariat d’affaires qui permettra à la communauté de se développer sans pour autant contribuer financièrement. Par exemple, certains intervenants du milieu peuvent être invités à participer à des formations données par l’entreprise à l’interne où parfois l’expertise en gestion de projet peut servir à l’avancement d’un projet structurant pour la communauté. Des programmes favorisant l’embauche de la main d’oeuvre locale ou encore l’approvisionnement local peuvent être développés en partenariat. Il y a de multiples façons de participer activement au développement de la communauté. Dans ce contexte, les partenariats avec les organismes de développement régionaux prennent tout leur sens pour l’entreprise. Les employés de l’entreprise pourraient intégrer dans leurs tâches la contribution à ces partenariats.
Pour optimiser l’impact de ses initiatives, l’entreprise devrait aussi orienter ses actions en fonction des besoins régionaux. Il est recommandé de développer des partenariats avec les organismes de développement (Centre local de développement, Société d’aide au développement commercial, la Conférence régionale des élus, le Conseil régional de l’environnement, la chambre de commerce, la commission scolaire, le Centre local d’emploi). De tels partenariats peuvent créer un effet de levier susceptible de multiplier l’impact de l’engagement de l’entreprise dans le milieu.
4.3 Engagement dans la municipalité
La réussite d’un bon voisinage dépend des bonnes relations développées avec toutes les parties prenantes de la communauté, incluant la municipalité. En fait, à ce niveau, il est recommandé que l’entreprise communique avec les fonctionnaires des différents niveaux de l’administration municipale en plus des élus municipaux. Tous ces intervenants sont susceptibles d’avoir une relation directe avec les voisins de l’entreprise et ils peuvent être appelés à jouer un rôle important dans les relations de bon voisinage de l’entreprise.
Les sous-sections suivantes contiennent de l’information et des conseils afin que l’entreprise s’engage dans des relations fructueuses avec la municipalité.
» Établir de bonnes relations aux différents niveaux de l’administration municipale
Parmi les personnes avec qui il est recommandé de communiquer dans l’administration municipale, se trouvent les représentants des services de l’urbanisme et de l’environnement. Ces deux services doivent correspondre à un point d’entrée dans l’entreprise. Il est essentiel que l’entreprise prenne les devants et s’assure que les responsables connaissent l’entreprise, ses opérations et son représentant.
Ces personnes pourront entrer en communication rapidement avec l’entreprise s’ils reçoivent des plaintes ou si des modifications réglementaires sont projetées. Que ce soit les représentants de ces deux services municipaux ou d’autres services, il convient de cibler tous les services susceptibles d’interagir avec l’entreprise y compris ceux susceptibles de traiter les plaintes du voisinage.
» Rencontrer les représentants de la municipalité
L’entreprise devrait fixer la fréquence de ses rencontres avec les représentants de la municipalité. Cette fréquence peut varier selon les représentants et leur service. Au minimum, l’entreprise devrait s’assurer que les représentants de la municipalité puissent facilement communiquer avec elle.
Dans les municipalités plus structurées, l’entreprise peut établir un calendrier de rencontres, de concert avec la municipalité. Ces rencontres permettront de présenter et discuter des actions et projets de l’entreprise tout comme ceux de la municipalité. Ces échanges permettent aux deux parties d’ajuster leur planification en fonction des besoins de l’autre.
» Informer la municipalité des activités de l’entreprise et de ce qu’elles apportent à la communauté locale
Toute entreprise gagne à préparer un plan de communication pour informer la municipalité des activités de l’entreprise et faire connaître les avantages qui en découlent pour la communauté locale. La municipalité appréciera le dynamisme et l’engagement de l’entreprise dans la municipalité.
» Présenter régulièrement à la municipalité les améliorations apportées aux procédés, les inconvénients résultant des activités de l’entreprise et la liste des actions posées pour réduire et, si possible, éliminer ces inconvénients
Il importe de présenter régulièrement aux élus municipaux les améliorations apportées aux procédés, les inconvénients résultant des activités de l’entreprise, ainsi que la liste des actions posées afin de minimiser, et, si possible, éliminer ces inconvénients. Cette présentation peut se faire lors des rencontres planifiées avec les représentants de la municipalité.
En agissant de la sorte, la municipalité connaîtra les enjeux de l’entreprise de même que son engagement vis-à-vis de la communauté tout en demeurant un «bon voisin».
» Sensibiliser la municipalité aux bénéfices de maintenir des relations harmonieuses entre l’entreprise et le voisinage
Généralement, les municipalités sont conscientes que la paix publique passe par une bonne cohabitation de tous, incluant la cohabitation industrielle/résidentielle. Néanmoins, il serait préférable que l’entreprise poursuive sa démarche « proactive » et éduque les représentants municipaux afin qu’ils soient sensibilisés aux bénéfices de maintenir des relations harmonieuses entre l’entreprise et le voisinage.
Comme mentionné précédemment, les représentants de la municipalité sont parfois ceux qui bénéficient d’un contact direct avec les voisins de l’entreprise. Dans ces cas, leur façon d’agir influencera grandement la relation entre l’entreprise et ses voisins. Les représentants de la municipalité doivent être conscients de ce fait.
» Sensibiliser la municipalité à l’importance d’aménager des zones tampons entre les zones résidentielles et les zones industrielles dans le but de minimiser les risques associés aux activités de l’entreprise et de mieux protéger la population.
Lors des rencontres avec les intervenants de la municipalité, il est nécessaire que l’entreprise discute avec la municipalité de la nécessité de préserver des zones tampons et de la responsabilité de la municipalité face à l’aménagement de zones tampons entre les zones résidentielles et industrielles. Ces zones tampons constituent le gage d’une bonne cohabitation. À titre d’exemple, la municipalité pourrait créer une telle zone tampon en permettant uniquement des installations commerciales en bordure des installations industrielles et en excluant tout développement résidentiel.
Enfin, il est recommandé à cette étape d’assurer une veille informationnelle des schémas d’aménagement des municipalités régionales de comté (MRC) et des règlements municipaux.
4.4 Veille informationnelle des schémas d’aménagement des municipalités régionales de comté (MRC) et des règlements municipaux
Idéalement, l’entreprise devrait connaître le schéma d’aménagement de la MRC et assurer une vigie (veille informationnelle) des modifications suggérées aux règlements municipaux. En effet, les rapprochements des zones résidentielles d’installations industrielles permanentes peuvent souvent être pressentis par des changements de zonage qui les permettent. Or, ces rapprochements créent les conditions propices aux troubles de voisinage et devraient être évités dans la mesure du possible.
L’entreprise peut également tenter de porter à l’attention des MRC et des municipalités diverses problématiques qui prévalent de façon à amener ces dernières à améliorer les normes en place ou à imposer de nouvelles normes.4
Il s’avère souhaitable d’explorer l’idée d’une collaboration soutenue avec la municipalité en créant un comité conjoint avec la municipalité, « comité municipalité/industrie » et même la MRC, car l’entreprise constitue une sorte de partenaire pour ces organisations. Ainsi, l’entreprise et la municipalité pourraient planifier par exemple le zonage à long terme. L’entreprise pourrait aussi connaître la volonté municipale, et régionale, avant que certaines propositions se rendent au stade de la publication. Si la municipalité arrive à voir l’entreprise comme un partenaire et une partie prenante qui fait preuve de collaboration, elle pourra alors maintenir un lien avec l’entreprise et communiquer de l’information pertinente. En pratique cependant, les municipalités et MRC n’osent pas toujours communiquer leurs intentions. Il est permis d’espérer qu’une relation soutenue entre la municipalité et l’entreprise, dans le cadre d’un comité conjoint, puisse réussir à modifier ces comportements pour une transparence accrue de la part de la municipalité.
Les sections suivantes contiennent de l’information et des conseils pour que l’entreprise assure une veille informationnelle efficace des schémas d’aménagement des municipalités régionales de comté (MRC) et des règlements municipaux.
» Faire des représentations tant au niveau régional que municipal afin d’éviter que les zones résidentielles se rapprochent des zones industrielles
Les MRC sont responsables de l’adoption de schémas d’aménagement qui constituent le cadre du développement d’un territoire. Les règlements municipaux doivent être conformes au schéma d’aménagement en vigueur. Les modifications aux schémas ainsi qu’aux règlements municipaux doivent faire l’objet d’annonces publiques, dans les journaux locaux par exemple, et de consultations. Les entreprises devraient donc assurer une veille informationnelle des modifications au schéma et aux règlements municipaux, afin de pouvoir intervenir rapidement et souligner les problèmes potentiels pouvant naître de l’identification d’un territoire comme zone de développement résidentiel alors que celui-ci se situe près d’une zone industrielle.
» Assurer une veille informationnelle des médias (journaux locaux ou internet) utilisés par les municipalités pour détecter les annonces concernant les modifications de zonage et connaître les dates de tenue des assemblées municipales ainsi que le contenu de l’ordre du jour
Il est du devoir de l’entreprise, en tant que partie intéressée, d’assurer une veille informationnelle des médias locaux et des sites internet des municipalités afin de s’informer de la date et du contenu de l’ordre du jour des assemblées prévues, ainsi que de toute proposition de modification aux règlements. L’entreprise peut alors intervenir dans le processus consultatif pour s’objecter au rapprochement d’une zone résidentielle d’une zone industrielle.
» Participer aux assemblées de chaque MRC lorsque les grandes orientations concernant les schémas d’aménagement sont discutées
Afin d’assurer ce genre de veille, une entreprise devrait assigner une personne responsable pour chaque municipalité au sein de laquelle elle opère. Cette démarche nécessite un investissement au niveau des ressources humaines. De plus, l’investissement de temps augmentera lorsqu’il sera nécessaire d’intervenir. Il serait en effet souhaitable que les entreprises participent aux assemblées de la MRC lorsque les grandes orientations du schéma d’aménagement sont discutées, ainsi qu’aux assemblées municipales lorsque des changements de zonage sont discutés. Il devient essentiel pour l’entreprise de bien formuler le message afin de souligner l’importance de l’aménagement durable du territoire, autant pour les futurs résidents que pour les entreprises.
» Participer aux assemblées de la MRC et de la municipalité locale
Au-delà des assemblées spécifiquement consacrées aux schémas et aux règlements de zonage, il est souhaitable qu’un représentant de l’entreprise assiste régulièrement aux assemblées municipales et régionales afin de bien saisir les préoccupations des citoyens et des élus, de tisser des liens et de faire valoir les contributions et préoccupations de l’entreprise, dont l’importance de préserver les zones tampons entre les secteurs industriels et résidentiels.
Le prochain chapitre expose les différents scénarios de tensions de voisinage qui peuvent survenir entre le voisinage et une entreprise tout en explicitant une démarche à respecter lorsque ces tensions surgissent.
- 4. Le CPEQ croit important de rappeler ici que toute intervention visant à influencer une municipalité ou une MRC peut constituer une activité qu’il est obligatoire de rapporter au Registre du lobbying.
